Vlastný systém alebo hotový nástroj?

01Tri signály, že tabuľka prestala stačiť

Prvý signál: tie isté dáta prepisujete na dve miesta. Dopyt príde mailom, zapíše sa do tabuľky, potom do fakturačného programu a nakoniec do správy pre výrobu. Každý prepis je chyba, ktorá čaká na svoj deň.

Druhý signál: stav zákazky pozná len jeden človek. Keď ochorie, firma nevie, čo je rozpracované. Tretí signál: hotový nástroj ste už skúšali a väčšinu času trávite obchádzaním toho, čo nevie.

02Kedy stačí hotový nástroj

Ak váš proces vyzerá ako proces tisícov iných firiem, kúpte si hotové riešenie. Fakturácia, e-mail, kalendár, jednoduché CRM pre pár obchodníkov. Predplatné za pár desiatok eur mesačne nikto nepostaví lacnejšie.

Hotový nástroj je správna voľba aj vtedy, keď ešte neviete, ako má váš proces vyzerať. Najprv si ho ujasnite v lacnom nástroji. Stavať sa oplatí až to, čo už funguje a len vás brzdí.

03Štyri otázky pred rozhodnutím

Skôr než niekoho oslovíte, odpovedzte si na štyri otázky:

Ak sú odpovede na prvé dve otázky konkrétne a bolestivé, oplatí sa uvažovať o vlastnom systéme. Ak sú neurčité, ešte nie.

04Ako sa stavia systém, ktorý neskončí v šuplíku

Od jadra. Najprv dátový model a pravidlá: čo je zákazka, aké má stavy, kto ich smie meniť. Potom motor, ktorý tie pravidlá stráži. Obrazovky až nakoniec, keď je jasné, čo majú ukazovať.

Po etapách, s ukážkou pred každou faktúrou. Prvá etapa rieši jeden bolestivý kus procesu a beží v skúšobnom režime. Až keď ho ľudia vo firme naozaj používajú, ide sa ďalej. Tak vzniká systém pre výrobcu merchu, o ktorom píšeme v prípadovej štúdii.

05Rýchly test

Spočítajte, koľko hodín týždenne vo firme niekto prepisuje dáta z jedného miesta na druhé. Vynásobte hodinovou sadzbou a päťdesiatimi týždňami. Ak je číslo vyššie než cena prvej etapy systému, máte odpoveď.